Von der Eingangsrechnung zu DATEV: Rechnungen ohne Chaos verarbeiten

Jeden Monat dasselbe: Rechnungen kommen als PDF im Posteingang an, als Foto vom Handy und — immer häufiger — als strukturierte E-Rechnung. Jemand öffnet jede einzelne, tippt die Zahlen in eine Tabelle oder in DATEV ab, holt eine Freigabe ein, zahlt — und sucht zum Jahresende das Original, wenn der Steuerberater danach fragt.

Das geht gut, bis es nicht mehr gut geht: Eine Ziffer wird vertippt, dieselbe Rechnung wird doppelt bezahlt, eine E-Mail „wir haben ein neues Bankkonto“ entpuppt sich als Betrug, oder eine Rechnung ohne Pflichtangabe gefährdet Ihren Vorsteuerabzug.

Wie ein solider Prozess aussieht

Ob mit Software oder einer gut geführten Tabelle — es gelten dieselben fünf Schritte. So geht Paylo bei jedem vor — und wo es die Entscheidung bewusst Ihnen überlässt.

1. Erfassen — und das Original unangetastet lassen

Eine Rechnung kann als PDF, Handyfoto, XRechnung-/ZUGFeRD-Datei oder als E-Mail in Ihrem Gmail-Postfach eintreffen. Paylo liest all das. Das Originaldokument wird genau so gespeichert, wie es eingegangen ist, mit einer SHA-256-Prüfsumme — so können Sie später belegen, dass es nicht verändert wurde.

2. Prüfen — dem Lesen nicht blind vertrauen

Die KI liest die Rechnung, aber Lesen heißt nicht, richtig zu liegen. Paylo rechnet die Zahlen nach: Die Positionen müssen den Nettobetrag ergeben, Netto plus USt muss den Gesamtbetrag ergeben, und die USt muss zum Steuersatz passen. Stimmt etwas nicht, geht die Rechnung an einen Menschen, statt bezahlt oder exportiert zu werden. Zusätzlich:

• die USt-IdNr. des Lieferanten wird beim EU-Dienst VIES geprüft;
• die IBAN muss die Prüfsumme bestehen; nennt eine Rechnung ein anderes Konto als das hinterlegte, wird sie markiert;
• die Pflichtangaben nach § 14 UStG (Lieferant und Empfänger, Steuer-ID, Rechnungsnummer und -datum, Steuerausweis) werden geprüft, damit eine fehlerhafte Rechnung vor der Zahlung auffällt und der Vorsteuerabzug nicht verloren geht;
• Dubletten und ungewöhnliche Beträge werden markiert.

3. Nach Ihren eigenen Regeln freigeben

Legen Sie eine Freigabegrenze und ein Monatslimit fest. Größere oder ungewöhnliche Rechnungen gehen an Sie oder durch eine Freigabekette, in der jede Person per Klick aus einer E-Mail entscheidet. Nichts wird allein auf Zuruf der KI freigegeben.

4. Zahlen — mit Ihnen am Steuer

Paylo kann die Zahlung vorbereiten und, wenn Sie Ihre Bank über einen Open-Banking-Anbieter verbinden, auslösen — aber jede Zahlung bestätigen Sie selbst in Ihrer Bank mit starker Kundenauthentifizierung. Wenn Sie möchten, laden Sie eine SEPA-Datei herunter und laden sie in Ihrem Online-Banking hoch. Paylo hält Ihr Geld nicht und kann es nicht eigenständig bewegen.

5. An Ihren Steuerberater übergeben

Paylo exportiert einen DATEV-Buchungsstapel (SKR03 oder SKR04, eine Buchungszeile je Steuersatz, Rechnungsnummer und -datum) und ein an den GoBD ausgerichtetes Archiv: alle Originale, einen Index mit Prüfsummen, das Änderungsprotokoll und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation. Rechnungen sind während der 8-jährigen Aufbewahrungsfrist gegen Löschung gesperrt und werden danach automatisch entfernt.

Eine ehrliche Einschränkung: Die Kontonummern und Steuerschlüssel im Export sind sinnvolle Voreinstellungen, keine buchhalterischen Entscheidungen. Stimmen Sie sie einmal mit Ihrem Steuerberater ab, dann nutzt Paylo künftig Ihre Zuordnung. Paylo unterstützt Sie bei Ihren GoBD-Pflichten — es ist kein zertifiziertes Produkt und ersetzt keine Steuerberatung.

Worauf Sie bei jedem Rechnungs-Tool achten sollten

• Es prüft seine eigene Arbeit. Fragen Sie, was passiert, wenn der erkannte Gesamtbetrag nicht zu den Positionen passt.
• Es bewahrt das Original auf. Der Prüfer will das Dokument sehen, nicht nur die extrahierten Daten.
• Es zahlt nie ohne Sie. Seien Sie vorsichtig bei allem, was allein auf KI-Ausgaben hin Geld bewegt.
• Es spricht DATEV. Muss der Export neu eingetippt werden, haben Sie die Arbeit nur verschoben.
• Es ist ehrlich über seine Grenzen. Keine KI ist zu 100 % genau; gute Tools geben Zweifelsfälle an einen Menschen weiter.