Was Paylo tatsächlich tut, um Ihre Rechnungen, Freigaben und Zahlungen zu schützen — und, ebenso wichtig, was es nicht tut.
Paylo setzt mehrere unabhängige Sicherheitskontrollen ein, damit ein einzelner Fehler die Zahlungen Ihres Unternehmens weniger leicht gefährdet.
Jede Rechnung durchläuft automatische Prüfungen. Dubletten, Beträge weit über dem Üblichen eines Lieferanten, Erstrechnungen neuer Lieferanten, abweichende Bankkonten, ungültige USt-IdNr. und unvollständige Rechnungen werden vor einer Zahlung zur Prüfung markiert.
Zugriffstoken für Bankanbindung und Postfach werden von Paylo mit AES-256-CBC verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden. Die Datenbank ist zusätzlich vom Hosting-Anbieter im Ruhezustand verschlüsselt. Daten bei der Übertragung schützt TLS (Versionen 1.2 und 1.3 werden akzeptiert, ältere abgelehnt).
Freigaben, Änderungen an buchungsrelevanten Rechnungsfeldern, Zahlungen und Exporte werden mit Zeitpunkt und Akteur protokolliert. Die Datenbank selbst lehnt das Ändern und Löschen von Protokolleinträgen ab. Jederzeit als CSV exportierbar.
Bankanbindungen laufen über einen lizenzierten Open-Banking-Anbieter (Yapily). Ihre Online-Banking-Zugangsdaten sieht und speichert Paylo nie — Sie authentifizieren sich in Ihrer eigenen Bank, und der Zugriff kann jederzeit widerrufen werden.
Paylo speichert nie Ihren Online-Banking-Benutzernamen oder Ihr Passwort. Bankanbindungen sind auf das für die Zahlungsauslösung Nötige beschränkt, die Gmail-Anbindung ist nur lesend. Sie können den Zugriff jederzeit bei Ihrer Bank oder in Ihrem Google-Konto widerrufen.
Jede Datenbanktabelle erzwingt Row-Level-Security auf Datenbankebene — nicht nur in der Anwendung. Jedes Unternehmen kann nur auf seine eigenen Daten zugreifen, unabhängig vom Anwendungscode.
Paylo ist nach dem Prinzip „Privacy by Design“ gebaut. Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten.
Export und Kontoschließung sind direkt in der App möglich. Manche Unterlagen können nicht sofort gelöscht werden, weil das deutsche Steuerrecht die Aufbewahrung von Rechnungen und Zahlungsnachweisen für 8 Jahre verlangt — siehe „Recht auf Löschung“ unten.
Paylo ist eine Software-Plattform. Zahlungen werden über einen lizenzierten Zahlungsauslösedienstleister (PISP) ausgelöst; Paylo selbst besitzt keine Zahlungsdienstelizenz und hält nie Ihr Geld.
Bankanbindungen laufen über einen regulierten Open-Banking-Anbieter (Yapily). Paylo verbindet sich nicht direkt mit Banken — der lizenzierte Intermediär übernimmt die gesamte Kommunikation mit der Bank. Open-Banking-Zahlungen sind für unterstützte Banken in der EU und im Vereinigten Königreich verfügbar.
Jede Open-Banking-Zahlung geben Sie selbst in Ihrer Bank mit starker Kundenauthentifizierung (SCA) frei. Ohne diese Bestätigung kann Paylo keine Zahlung ausführen und verarbeitet nie Ihre Banking-Zugangsdaten. Lieber ganz manuell? Laden Sie eine SEPA-Datei herunter und laden Sie sie in Ihrem Online-Banking hoch.
Bankanbindungen fordern nur die zur Zahlungsauslösung nötige Berechtigung an. Der Zugriff kann jederzeit bei Ihrer Bank widerrufen werden.
Jede über Paylo ausgelöste Zahlung wird mit Referenz, Zeitstempel, Betrag und Empfänger protokolliert. Zahlungsdatensätze können während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, und das Protokoll ist nur anfügbar.
Jede Rechnung durchläuft diese Prüfungen, bevor sie in Ihre Warteschlange gelangt. Eine Markierung bittet einen Menschen hinzusehen — sie senkt das Risiko, kann aber nicht garantieren, dass Betrug erkannt wird.
Ausgerichtet an den deutschen Anforderungen zur Aufbewahrung von Rechnungen (GoBD, § 147 AO, § 14b UStG). Paylo unterstützt Sie bei Ihren Pflichten; es ist kein amtlich zertifiziertes Produkt und ersetzt nicht die Beratung durch Ihren Steuerberater.
Jedes Dokument wird genau so gespeichert, wie es eingegangen ist, benannt nach seiner SHA-256-Prüfsumme, in einem nicht öffentlichen Speicher. Die Datenbank verweigert das Ersetzen oder Ändern eines archivierten Originals, und die Prüfsumme wird bei jedem Öffnen oder Export erneut geprüft.
Rechnungen, Zahlungsnachweise und Originale können nicht vor Ablauf des Kalenderjahres des Eingangs plus 8 Jahre gelöscht werden. Danach werden sie automatisch entfernt. Eine Kontoschließung verkürzt das nicht.
Änderungen an buchungsrelevanten Feldern (Betrag, USt, Daten, Lieferant, Kategorie) werden mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt und Benutzer im lückenlosen Protokoll festgehalten.
Ein ZIP mit allen Originalen, einem Index mit Prüfsummen, Rechnungspositionen, dem Änderungsprotokoll, einem Integritätsbericht und einer Vorlage für die Verfahrensdokumentation, die Sie mit Ihrem Berater ergänzen und prüfen.
Ein Unternehmen kann seinem Steuerberater per E-Mail Lesezugriff erteilen. Der Berater sieht Rechnungen und Originalbelege und lädt DATEV-Datei und GoBD-Archiv herunter — sonst nichts: keine Zahlungen, keine Bankdaten, keine Einstellungen. Der Zugriff wird bei jeder Anfrage gegen die bestätigte E-Mail-Adresse des Beraterkontos geprüft, kann vom Unternehmen jederzeit mit sofortiger Wirkung entzogen werden, und jeder Export und jeder Belegabruf wird im Protokoll des Unternehmens festgehalten. Eine Kanzlei sieht alle Unternehmen, die sie eingeladen haben, in einer Übersicht.
Die Unternehmen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, und wo. Einzelheiten und Rechtsgrundlagen stehen in der Datenschutzerklärung.
| Komponente | Anbieter | Standort |
|---|---|---|
| Anwendungsserver | Hetzner Online GmbH (Cloud-Server) | Helsinki, Finnland 🇫🇮 EU |
| Datenbank | Supabase (PostgreSQL) | EU-Region (Irland) 🇮🇪 EU |
| E-Mail-Versand | Resend | Nur Transaktions-E-Mails (Freigabe- und Benachrichtigungs-E-Mails) · USA, Standardvertragsklauseln |
| KI-Rechnungserkennung | Anthropic (Claude API) | Rechnungsinhalte (Text, PDFs, Bilder) werden zum Lesen an Anthropic übermittelt · USA, Standardvertragsklauseln |
| Zahlungsauslösung | Yapily (Open Banking) | Regulierter Open-Banking-Anbieter · nur, wenn Sie eine Bank verbinden |
| Fehlerüberwachung | Sentry | EU-Region (Deutschland) 🇩🇪 EU · technische Fehlerberichte |
| USt-IdNr.-Prüfung | EU-Kommission VIES | USt-IdNr. von Lieferanten werden beim offiziellen EU-Dienst geprüft EU |
| Gmail-Import (optional) | Google Gmail API | Nur lesend, nur wenn Sie Gmail verbinden · USA, Standardvertragsklauseln |
| Transportverschlüsselung | Caddy-Webserver (automatische Zertifikate) | Nur TLS 1.2 und 1.3; HTTPS für den gesamten Verkehr |
Ein Kurzüberblick für Einkauf, Recht und Compliance, die Paylo bewerten.
Gern beantworten wir Fragen Ihrer Rechts-, Einkaufs- oder Compliance-Abteilung.
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