Einer der häufigsten Wege, wie Unternehmen Geld verlieren, ist nicht Betrug — es sind freigegebene, aber falsche Rechnungen. Ein Lieferant stellt zu viel in Rechnung. Ein Freelancer reicht doppelt ein. Eine Werberechnung trifft für eine abgesagte Kampagne ein. Wenn nicht die richtigen Personen die richtigen Rechnungen prüfen, gehen diese Zahlungen raus — und sie zurückzuholen ist mühsam.
Mehrstufige Freigabeketten lösen dieses Problem dauerhaft. So funktionieren sie, und deshalb sollte jedes Unternehmen mit mehr als zwei Teammitgliedern sie einrichten.
Was ist eine mehrstufige Freigabekette?
Eine Freigabekette ist eine Folge von Personen, die eine Rechnung prüfen und freigeben müssen, bevor gezahlt wird. Anders als eine einzelne Unterschrift führt eine Kette die Rechnung durch mehrere Entscheidende — jede Stufe bringt eine weitere Kontrollebene.
In Paylo richten Sie Ketten nach Regeln ein — so greift automatisch die passende Kette, abhängig von Rechnungsbetrag, Kategorie oder Lieferant.
Beispielketten für ein typisches Unternehmen
Kette 1 — Große Rechnungen (über 5.000 €)
Kette 2 — Mediabudget (Google Ads, Meta, Programmatic)
⚡ Mit Paylo erhält jede freigebende Person eine einzelne E-Mail mit einem Klick auf Freigeben oder Ablehnen — ohne Login. Die Kette läuft automatisch weiter, sobald geklickt wird. Entscheiden lässt sich innerhalb von Minuten, auch vom Handy.
Wie Freigabeketten Rechnungsbetrug verhindern
Mehrstufige Ketten sind Ihr bester Schutz gegen die häufigsten Arten von Rechnungsbetrug:
- Lieferanten-Imitation — ein Betrüger schickt eine Rechnung, die einen echten Lieferanten nachahmt. Dass mehrere Freigebende sie alle übersehen, ist deutlich unwahrscheinlicher.
- Interner Betrug — gefälschte Rechnungen durch Mitarbeitende sind viel schwerer, wenn mehrere Personen jede Zahlung freigeben müssen.
- Doppelte Rechnungen — Paylo markiert Dubletten, bevor die Kette überhaupt startet, aber eine zweite menschliche Prüfung bietet zusätzlichen Schutz.
- Budgetüberschreitungen — die Leitung Finanzen in der Kette kann Rechnungen abfangen, die das Projekt über das Budget bringen würden.
Freigabeketten in Paylo einrichten
Gehen Sie in Ihrem Paylo-Dashboard auf Regeln, dann auf Neue Kette. Sie legen fest:
- Den Namen der Kette (z. B. „Große Rechnungen“)
- Den Auslöser (Betragsspanne, Kategorie, bestimmter Lieferant oder Standard)
- E-Mail, Name und Rollenbezeichnung jeder freigebenden Person
Alles Weitere übernimmt Paylo — E-Mails versenden, die Kette weiterführen, bei Ablehnung benachrichtigen und die Rechnung nach der Endfreigabe als freigegeben markieren. Sie richten es einmal ein, und es gilt für jede passende Rechnung. Ketten mit mehr als einer Stufe gehören zum Pro-Tarif; im Early Access starten alle Konten mit einer Stufe.
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